Kommunikation klappt! Struktur passt!
So geht “echte” Teamarbeit.

durch Konflikte unklare Rollen erkennen – Kommunikation in den Fluß bringen – Arbeitsstrukturen neugestalten

Kundenspezifische Herausforderung


Prinzipiell stimmt die Performance des Teams. Doch es ist mehrfach zu merken, dass sich die Kollegen miteinander aufreiben. Das wurde von der Führung erkannt und als nicht zu akzeptieren eingeschätzt. Das Team verdient ein wertschätzendes Miteinander. Was dem im Weg steht, ist unklar.

Wie können alle Kollegen mit ihre Stärken zum Teamerfolg beitragen?
Wo entstehen unnötige Reibungen in der Zusammenarbeit und warum?

Ziele der Zusammenarbeit

Wertschätzende Kommunikation

Im Tagesgeschäft geht es oft hektisch zu. Gäste wollen begrüßt, Räume vorbereitet und neue Event-Angebote versendet werden.

Man muss sich blind aufeinander verlassen können und braucht oft eine proaktive Unterstützung durch die Kollegen.

Damit das gelingt, brauchen wir eine bessere Kommunikation. Unbequemes oder Unstimmigkeiten sollen zügig besprochen werden, um alle Energie so gut wie möglich in die Arbeit fließen zu lassen.

Gelingende Führung

Als Teamleiter in so einem kleinen Team bleibt für Führung wenig Raum. Zu viele operative Aufgaben müssen erledigt und organisiert werden.

Die Mitarbeitenden sind mit der Führung unzufrieden, wünschen sich was anderes.

Nur wenn das eigene Führungsverständnis klar ist, können passende Strukturen geschaffen werden. Gute und aus Sicht der Mitarbeitenden gelingende Führung soll spürbar werden.

Funktionierende Arbeitsstrukturen

Kundenzufriedenheit ist das höchste Gut und Anspruch aller im Team. Dennoch gelingt es nicht immer die passenden Prioritäten zu setzen. Die Abläufe spielen nicht so gut ineinander, wie man es für eine sinnvolle Arbeitsteilung braucht.

Der Sand im Getriebe muss gefunden werden. Die Strukturierung der Arbeit des Teams Forum darf neu gedacht und zukunftsfähig gestaltet werden.

Der gemeinsame Weg

Durch Fragen zu meiner täglichen Arbeit wurden mir Zusammenhänge klar. Ich verstand plötzlich, warum ich was tue.

Die Lösung kennt das Team

Ein Teammitglied zeigte sich im Orientierungsworkshop als engagiert und sehr erfahren im täglichen Tun des Teams. Um die Gestaltungsenergie zu kanalisieren und mögliche Ordnungen in den Arbeitsstrukturen des Teams zu finden, wurden 2 Interview-Termine durchgeführt.

In einer Kombination aus Prozessanalyse und Erarbeitung eines visuellen Überblicks entstanden Arbeitshypothesen. Kundenanforderungen und die Art der Arbeit (z.B. planbar, ad hoc) waren ebenso wichtig, wie eine klare Abgrenzung von Aufgabenbündeln.

Basierend auf dem Ansatz des rollenbasierten Arbeitens wurde mit dem Team ein grober Strukturvorschlag mit Leben gefüllt und Rollen präzise beschrieben.

Abschließend wurden alle bisherigen Rollenträger wertschätzend verabschiedet und im Anschluss mittels kollegialer Rollenwahl alle Rollen neu vergeben.

Kernfragen

  • Wie kann eine Rolle einen konkreten Handlungsrahmen geben?
  • Wie können Rollen möglichst stärkenbasiert verteilt werden?
  • Wie gelingen Vertretungen und der Umgang mit Personalengpässen?

Ergebnisse

  • 3 Arbeitsbereiche und die dazugehörigen Rollen sind definiert
  • Die Praktik der kollegialen Rollenwahl wurde initial angewendet.
  • Rollenschnitte wurden verbessert und Konfliktursachen beseitigt.

Die Stimmung im Team hat sich spürbar verändert. Der tägliche kurze Austausch tut uns sehr gut und schafft mehr Transparenz.

Formate wirken Wunder

Im Orientierungsworkshop wurde deutlich, dass die tägliche Kommunikation zwischen den Kollegen zu kurz kommt. Es ist nicht klar, was jeder am Tag so auf dem Tisch hat und wo man Unterstützung brauchen könnte. Ein proaktives Ansprechen „einfach so“ fällt schwer, weil ja jeder immer gut zu tun hat.

Daily StandUp
Jetzt stellen sich alle Kollegen jeden Tag um die gleiche Zeit zusammen. In nur 15 Min wird kurz erklärt, was jeder gestern geschafft und heute zu tun hat. So gelingt es besser informiert zu sein und Unterstützungsbedarf im Team besser zu erkennen. Im Laufe der Wochen verbesserte sich das Verständnis zwischen den Kollegen füreinander und die einzelnen Arbeitsabläufe.

Jour Fixe mit integriertem spannungsbasierten Arbeiten
Der wöchentliche Jour Fixe wurde erweitert. Jetzt werden nicht nur die wichtigsten Infos ausgetauscht, sondern von jedem Kollegen können Spannung angesprochen werden. Egal ob man sich von einem Kollegen ungerecht behandelt gefühlt hat, mit der Sauberkeit der Kaffeeküche nicht zufrieden war oder einem ein Arbeitsablauf unpassend vorkommt. Alles darf auf den Tisch.

Unstimmigkeiten unter Kollegen werden seitdem entweder direkt untereinander geklärt oder transparent für alle im Team sichtbar. Durch die Erfahrung, dass man alles sagen darf, werden Hürden in der Arbeit schneller sichtbar und gemeinsam aus dem Weg geräumt.

Beide Formate sind wichtige Führungsinstrumente für den Teamleiter, der im Alltag stark im Tagesgeschäft eingebunden und dadurch schwer greifbar ist. Die klare Struktur der Termine und konsequente Moderation schafft einen produktiven Rahmen für alle Teilnehmer.

Jarno Wittig, CEO VKU Service GmbH

Unsere pragmatische Macher-Mentalität hat mit Anja`s konkreten Impulsen und praktischen Lösungsansätzen absolut gematcht.

Das Team hatte von Beginn an Zutrauen und konnte sich gut auf den Prozess einlassen.

Die Kollegen arbeiten jetzt deutlich leichtgängiger miteinander. Führungsarbeit findet systematischer statt. Dies entlastet Team und Teamleiter gleichermaßen.

Der Kunde hat sich in vielerlei Hinsicht weiterentwickelt

Klare Rollenbilder:
Durch die entstandenen Rollenbilder und klaren Entscheidungen zu Abgrenzungen in der Verantwortlichkeit ist eine bessere Zusammenarbeit möglich.

Erwerb von Methodenwissen:
Im Rahmen des Prozesses hat der Kunde Methodenwissen erworben und erfolgreich angewendet. Dadurch ist das Team besser gerüstet, um neu auftretende Probleme anzugehen.
Schärfung des Führungsverständnis:
Der Teamleiter kennt sein Führungsverständnis und weiß wie er dies mit Werkzeugen gut praktisch umsetzen kann. Die Teamkollegen wissen was sie von Führung erwarten können.

Insgesamt hat der Kunde einen bedeutenden Fortschritt in Bezug auf Führung und Teamorganisation gemacht. Durch das integrierte spannungsbasierte Arbeiten ist zudem kontinuierliches Lernen und Verbessern wahrscheinlicher.